Menurut pakar kepemimpinan Tery Tennant, langkah pertama adalah mengenal apa sebenarnya pemimpin yang baik itu. “Ukuran seorang pemimpin yang baik adalah seberapa bagus sebuah tim berfungsi tanpa kehadiran pemimpin mereka,” kata Tery.
Konsep itu mungkin sulit dipahami oleh sebagian orang, terutama mereka yang telah bekerja keras di sebuah industri, seperti industri alat berat. Mereka cenderung mengandalkan keahlian-keahlian teknis mereka dan kesulitan melepaskan pekerjaan-pekerjaan sehari-hari yang sudah biasa mereka lakukan selama ini. Tapi mereka harus melepaskannya, karena mereka harus merangkul peran baru mereka sebagai pemimpin dan tanggung jawab yang mereka harus emban.
Perangkap-perangkap yang harus dihindai
- Mengandalkan kekuatan posisi (jabatan) daripada melatih (membina para karyawan)
- Secara reaktif memadamkan api daripada secara proaktif mengembangkan solusi-solusi jangka panjang
- Mengambil alih keputusan-keputusan yang seharusnya dibuat oleh karyawan-karyawan mereka
- Mengelola karyawan secara mikro daripada membantu mereka berkembang
- Tidak mengkomunikasikan harapan-harapan dengan jelas
- Tidak meminta pertanggungjawaban para karyawan atas kinerja mereka
- Tidak memberikan umpan balik dan pelatihan kinerja yang efektif
- Berasumsi bahwa apa yang memotivasi para pemimpin juga akan menggerakkan karyawan-karyawan mereka
“Semuanya ini menunjukkan gejala-gejala bahwa pengembangan kepemimpinan diperlukan,” kata Tery, yang bersama istrinya, Linda, memiliki Attainment inc., sebuah perusahaan konsultan berbasis di Phoenix yang membantu orang-orang sukses beralih ke level berikutnya.
“Pemimpin-pemimpin yang hebat mencari tahu apa yang memotivasi setiap orang yang mereka pimpin,” kata Tery. Demikian pula, para pemimpin harus menggali penyebab buruknya kinerja karyawan-karyawan mereka. Sering kali, penyebabnya dapat ditelusuri kembali ke pemimpinnya. Sebagai contoh:
- Karyawan tidak tahu apa yang harus dilakukan – kemungkinan karena masalah komunikasi
- Karyawan tidak tahu mengapa sesuatu itu penting – kemungkinan besar karena masalah komunikasi
- Karyawan tidak tahu bagaimana melakukan pekerjaannya – kemungkinan karena masalah pelatihan
- Karyawan tidak mau melakukan pekerjaannya – mungkin karena masalah motivasi.
Belajarlah untuk memprioritaskan dan memimpin berdasarkan tujuan
Linda Tennant mengatakan bahwa salah satu tantangan terbesar kepemimpinan adalah transisi dari pola pikir reaktif ke pola pikir proaktif. Peralihan ini menuntut para para pemimpin untuk memiliki suatu rencana yang memprioritaskan tugas-tugas — dengan mempertimbangkan kinerja tim secara keseluruhan.
“Mengakui bahwa efisiensi dan efektivitas adalah dua hal yang berbeda,” kata Linda. “Efisien adalah tentang menyelesaikan segala sesuatu secepat mungkin. Sementara ‘efektif’ berkaitan dengan melakukan suatu pekerjaan dengan benar. Penting bagi seorang pemimpin untuk mendapatkan hal-hal yang benar dalam daftar pekerjaannya.”
Aktivitas-aktivitas dengan hasil yang tinggi (high-payoff activity – HPA) adalah enam aktivitas terpenting yang harus dilakukan seseorang setidaknya 80 persen dari waktunya. Untuk itu, para pemimpin harus terlebih dahulu mengidentifikasi HPA mereka sendiri. Kemudian mereka akan memiliki waktu untuk membantu karyawan-karyawan mengembangkan diri mereka sendiri.
HPA kepemimpinan kemungkinan akan berbeda di setiap perusahaan, karena masing-masing perusahaan memiliki keadaan berbeda. Di beberapa perusahaan, para pemimpin akan bertanggung jawab atas tugas-tugas teknis harian tertentu. Namun, terdapat beberapa HPA kepemimpinan umum yang harus dimiliki semua pemimpin dalam daftar prioritas mereka:
- Mencapai tujuan-tujuan keuangan perusahaan (bisnis)
- Mengkomunikasikan visi, nilai-nilai, dan tujuan-tujuan perusahaan
- Mengidentifikasi HPA, indikator-indikator kinerja utama (KPI), kartu-kartu skor untuk para karyawan
- Memberikan umpan balik dan pembinaan kinerja karyawan
- Membantu karyawan mengembangkan motivasi, rencana karir dan rencana pelatihan
- Mengembangkan, mendokumentasikan, dan meningkatkan proses-proses
“Seorang pemimpin harus menghabiskan sebagian besar waktunya untuk mengurus bidang-bidang ini,” ujar Linda. “Fokus seorang pemimpin adalah semua tentang kinerja karyawannya. Tugas seorang pemimpin adalah membuat tim lebih produktif.”
Setelah HPA kepemimpinan dikembangkan, tantangan berikutnya bagi seorang pemimpin adalah berada di jalur yang benar dalam menghabiskan sebagian besar waktu mereka untuk menggarap HPA tersebut. Linda menyarankan beberapa hal berikut ini:
- Alokasikan waktu khusus untuk merencanakan dan mengerjakan HPA
- Kendalikan gangguan-ganggguan yang ada selama rentang waktu yang tersebut
- Delegasikan aktivitas-aktivitas dengan hasil rendah yang dapat dilakukan orang lain
Susun Rencana Delegasi Pekerjaan
Pendelegasian tugas bisa menjadi tantangan besar bagi banyak pemimpin. Naluri sering menyarankan bahwa para karyawan tidak akan pernah melakukan pekerjaan sebaik atau secepat seperti pemimpin mereka. Pada saat yang sama, pemimpin terkadang takut dipandang oleh atasannya tidak bekerja cukup keras atau memberikan kontribusi yang cukup besar.
Pada kenyataannya, pendelegasian yang tepat sangat penting bagi kemampuan perusahaan untuk berkembang dan tumbuh. Pendelegasian yang efektif memungkinkan lebih banyak karyawan mempelajari lebih banyak tugas, yang memungkinkan lebih banyak orang untuk mengambil lebih banyak tanggung jawab saat perusahaan berkembang. Delegasi juga membantu para pemimpin memiliki waktu lebih banyak untuk mengurus HPA mereka sendiri, yang sebenarnya merupakan rahasia untuk memaksimalkan kinerja tim.
“Jika seorang pemimpin dapat mendelegasikan satu tugas yang membutuhkan waktu setengah jam setiap hari untuk diselesaikan, pemimpin itu akan memiliki waktu satu bulan penuh selama setahun yang dapat digunakan untuk pekerjaan-pekerjaan lain,” Linda menunjukkan. Bayangkan saja apa yang bisa dicapai dengan tambahan waktu sebulan itu per tahun.
Para pemimpin dapat memulai dengan mengidentifikasi pekerjaan-pekerjaan yang dapat dilakukan salah satu karyawan mereka dengan lebih baik, dengan waktu atau uang yang lebih sedikit, atau hanya untuk pengembangan pribadi mereka.
“Mulailah dengan tugas-ugas yang cukup mudah, … ,” Linda menyarankan. Ini akan membantu para pemimpin mulai mendelegasikan tugas dengan cepat karena lebih sedikit waktu yang dibutuhkan untuk pelatihan dan pengawasan.
Bagaimana menggunakan kewenangan secara efektif
Dalam banyak kasus, para pemimpin industri konstruksi telah berteman dengan karyawan-karyawan mereka untuk waktu yang lama. Sekarang mereka ditugaskan untuk memimpin teman-temannya itu. Ini adalah situasi yang sulit bagi banyak orang. “Namun, otoritas harus digunakan secara efektif,” Tery mengingatkan. Dengan mengikuti beberapa aturan dasar, hal itu bisa dilakukan.
Para pemimpin seharusnya tidak mencoba menjadi teman dari karyawan-karyawan mereka. Para pemimpin juga tidak ingin menjadi musuh bagi karyawan-karyawan mereka. Fokusnya hanya bagaimana menyelesaikan pekerjaan yang ditugaskan.
Pemimpin harus secara konsisten memberikan umpan balik, belum lagi pembinaan. Beginilah cara para pemimpin membantu tim mereka berkembang. Para pemimpin tidak boleh bertanya apakah mereka dapat memberikan kritik yang konstruktif, ungkapan populer yang sering digunakan dalam manajemen. “Yang didengar karyawan hanyalah kata kedua: kritik,” kata Tery. “Pemimpin seharusnya hanya menawarkan untuk memberikan beberapa pelatihan. Melatih adalah kata yang positif karena ini tentang menjadi lebih baik dan menang sebagai sebuah tim.”
Sangat penting untuk memberikan umpan balik dan pembinaan pribadi dengan karyawan. Di sisi lain, tidak apa-apa untuk memuji karyawan secara terbuka atas pekerjaan yang dilakukan dengan baik. Bahkan, itu disarankan. Pengakuan publik ketika seorang karyawan mengikuti komitmen sangat penting untuk membangun tim yang memotivasi diri sendiri.
Pada saat yang sama, para pemimpin harus menindaklanjuti komitmen mereka sendiri. Beginilah cara para pemimpin membangun kredibilitas dan menginspirasi tim-tim mereka. “Pemimpin membutuhkan suatu sistem untuk memastikan bahwa ketika mereka mengatakan akan melakukan sesuatu, mereka menindaklanjuti dan melakukannya,” kata Tery.
Akhirnya, para pemimpin harus memberikan harapan-harapan pekerjaan yang jelas—dan secara tertulis. “Kemudian para pemimpin dapat memberikan ukuran-ukuran performa, menawarkan umpan balik, dan meminta pertanggungjawaban orang-orang itu,” kata Tery. “Ketika para karyawan memahami apa yang diharapkan dari mereka, itu sebenarnya membuat pekerjaan pemimpin jauh lebih mudah.” (Sumber: CONEXPO-CON/AGG)
