Alat Berat
Aftermarket Top News

Bagaimana menghindari disrupsi pasokan suku cadang?

Ketika pandemi COVID-19 melanda dunia pada awal tahun 2020, tantangan muncul di hampir setiap industri. Salah satu area yang sangat terpengaruh adalah gangguan rantai pasok global. Krisis rantai pasok memicu serentetan komplikasi, seperti mengganggu produksi dan memengaruhi biaya, harga, dan pendapatan, juga berpotensi merusak reputasi merek dan hubungan pelanggan/konsumen.

Disrupsi itu bisa terjadi kapan saja dan dengan sedikit atau tanpa peringatan. Bagaimana kita mengelola disrupsi rantai pasok? Mike Brennan, CEM, dalam artikelnya berjudul “Avoid Supply-Chain Disruption on Equipment Parts” (www.constructionequipment.com, 22 Desember 2020), membantu kita menghindari gangguan rantai pasok alat berat dan mengelola potensi dampaknya secara efektif. Tulisan berikut ini disadur dari artikel tersebut.

Ilustrasi ketersediaan suku cadang. Foto: EI

Manajemen pemeliharaan terus berkembang seiring dengan munculnya teknologi-teknologi baru. Para manajer peralatan harus fokus pada semua aspek program manajemen peralatan mereka untuk mengidentifikasi area-area peluang, meningkatkan produktivitas, dan mengurangi biaya. Demikian pula, mereka harus menjaga kewaspadaan secara konstan pada fungsi inti dari operasi pemeliharaan yang rentan terhadap kekuatan-kekuatan eksternal.

Salah satu yang paling rentan adalah pasokan berbagai suku cadang untuk perbaikan dan material. Gangguan-gangguan pada pasokan suku cadang dan material yang disebabkan oleh kekuatan eksternal dapat memicu terjadinya downtime (waktu henti) peralatan dan biaya tambahan.

Para manajer peralatan harus memantau persediaan suku cadang dan pasokannya untuk memastikan kebutuhan-kebutuhan armada selalu terpenuhi. Peralatan berat menjadi semakin kompleks, dan volume data kini tersedia bagi para manajer peralatan untuk mengelola fungsi-fungsi penting operasi pemeliharaan dengan lebih baik. Para manajer harus menganalisis data suku cadang dan fungsi pasokan material serta beradaptasi dengan perubahan-perubahan dalam rantai pasokan agar tetap kompetitif.

Perbaikan suku cadang dan pasokan material adalah fungsi inti dari operasi manajemen pemeliharaan peralatan. Secara rata-rata, suku cadang dan material menyumbang antara 35 persen dan 45 persen dari total biaya menjalankan operasi pemeliharaan. Operasi-operasi pasokan suku cadang dan material menyediakan semua suku cadang pemeliharaan dan perbaikan preventif yang diperlukan untuk menjaga peralatan tetap produktif. Selain itu, semua bahan umum yang diklasifikasikan sebagai persediaan diinventarisasi, dan dikelola dengan lebih baik.

Menentukan metode mengoperasikan dan mengelola operasi suku cadang dan pasokan, baik internal maupun outsourcing, menjadi semakin penting untuk menjaga jadwal-jadwal bengkel dan layanan lapangan. Para manajer peralatan harus terlebih dahulu menganalisis suku cadang yang tersedia dan data material armada untuk mengidentifikasi kebutuhan-kebutuhan pasokan operasi pemeliharaan. Hanya dengan begitu mereka dapat memutuskan apakah akan menggunakan staf internal, mengalihdayakan fungsi tersebut ke OEM atau pemasok yang dikontrak, atau menggunakan kombinasi keduanya.

Mengelola pasokan secara in-house

Ketersediaan suku cadang untuk perbaikan dan pasokan material yang dikelola secara internal sudah menjadi metode yang paling umum dan disukai. Di bawah kendali langsung manajer peralatan, operasi-operasi internal menawarkan fleksibilitas terbesar untuk merespons kebutuhan-kebutuhan yang terus berubah dengan cepat, prioritas-prioritas perbaikan, dan operasi-operasi tepat waktu. Metode ini memungkinkan penyesuaian tingkat ketersediaan secara real-time saat peralatan masuk dan keluar armada, atau saat ada penyesuaian prioritas perbaikan. Data tingkat perputaran dan pengisian persediaan khusus untuk peralatan organisasi dan memvalidasi tingkat minimal/maksimal persediaan yang diperlukan, kebutuhan ruang, dan mutu staf.

Para manajer dan teknisi suku cadang dan pasokan material internal merupakan bagian integral dari tim organisasi. Mereka dapat memanfaatkan volume pembelian organisasi untuk bernegosiasi secara terbuka dengan banyak pemasok. Seiring waktu, mereka membangun hubungan dengan para pemasok utama, sekunder, dan ketiga untuk memastikan ketersediaan suku cadang dan material demi memaksimalkan produktivitas peralatan. Komunikasi dan dukungan terhadap prioritas-prioritas operasional dan perbaikan dimaksimalkan karena baik para teknisi pemeliharaan maupun suku cadang berada di bawah rantai komando yang sama, meningkatkan keterpaduan dan fokus pada produktivitas organisasi.

Operasi pasokan suku cadang dan material yang dikelola secara internal membutuhkan investasi awal yang signifikan. Suntikan modal diperlukan untuk menyetok persediaan suku cadang dan material serta untuk membeli sistem manajemen persediaan dan teknologi yang dibutuhkan. Kompensasi staf, peralatan kantor, dan kebutuhan ruang semuanya termasuk dalam biaya overhead fungsi pemeliharaan peralatan dan harus diperoleh kembali melalui penentuan tarif peralatan. Berkurangnya persediaan dan biaya-biaya karena barang-barang yang menjadi kedaluwarsa, meski diminimalisir dengan fleksibilitas internal dan penyesuaian secara real-time, menambah biaya tambahan untuk keseluruhan operasi.

Alihdayakan pasokan suku cadang

Operasi-operasi pasokan dan suku cadang yang dialihdayakan mengubah peran manajer peralatan dari pengawasan aliran pasokan operasional menjadi memonitor kontrak para pemasok. Operasi-operasi yang dialihdayakan memerlukan perjanjian level servis berdasarkan kontrak serta ketentuan-ketentuan amandemen secara berkala untuk menjaga fleksibilitas terhadap perubahan persyaratan seperti prioritas-prioritas perbaikan dan pemeliharaan suku cadang dan operasi material yang tepat waktu. Pemasok-pemasok yang sudah dikontrak mengelola opsi-opsi sumber primer dan sekunder untuk memastikan ketersediaan suku cadang dan material, yang hanya memerlukan pemantauan berkala oleh tim manajemen peralatan. Vendor akan menyediakan data yang memvalidasi persediaan (investory), turn rate, level min/maks, dan ukuran-ukuran pasokan penting lainnya.

Perusahaan-perusahaan pemasok suku cadang dan material yang dikontrak memanfaatkan keseluruhan volume pembelian mereka untuk bernegosiasi dengan para pemasok besar level nasional untuk mendapatkan diskon besar. Dengan menggunakan volume ini, mereka juga membuat kontrak dengan para pemasok sumber primer, sekunder, dan pihak ketiga untuk memastikan ketersediaan suku cadang dan material untuk menjaga kewajiban kontrak. Biaya-biaya suku cadang dan material yang sebenarnya, overhead, dan margin-margin keuntungan semuanya termasuk dalam kenaikan harga yang sudah dikontrak.

Tim peralatan harus memelihara komunikasi yang berkesinambungan dan efektif dengan tim manajemen vendor. Loyalitas tim manajemen vendor kepada vendor yang dikontrak, berpotensi menimbulkan konflik dengan para teknisi pemeliharaan/teknisi suku cadang.

Idealnya, semua harus beroperasi sebagai satu kesatuan dalam mengejar tujuan bersama. Satu titik pertemuan untuk mengatasi perubahan-perubahan prioritas dan perubahan-perubahan operasional jangka pendek lainnya harus diidentifikasi dengan jelas dalam dokumen kontrak.

Operasi-operasi pasokan yang dialihdayakan mengurangi biaya-biaya modal di muka karena semua pengendalian persediaan dan biaya ditanggung oleh vendor yang dikontrak. Sistem manajemen persediaan dan teknologi-teknologi yang diperlukan disediakan oleh vendor yang dikontrak. Demikian pula, biaya-biaya operasional berkurang karena semua biaya untuk staf-staf pasokan suku cadang dan material  menjadi tanggung jawab vendor. Vendor juga bertanggung jawab atas berkurangnya persediaan dan biaya-biaya karena produk-produk suku cadang yang kedaluwarsa atau rusak.

Peranan teknisi dan waktu pemesanan material berkurang karena mereka hanya menyampaikan nomor kendali aset dari peralatan yang sedang dikerjakan, nomor pesanan kerja, dan suku cadang yang diperlukan. Kontraktor memiliki kewajiban dan tanggung jawab atas waktu yang dihabiskan untuk mendapatkan dan mengirimkan suku cadang tepat waktu sehingga teknisi tetap produktif dan sesuai jadwal.

Ada pula opsi di mana para manajer harus menggunakan konsinyasi. Konsinyasi suku cadang dan material meringankan kebutuhan biaya modal dan persediaan karena dipantau dan dikelola oleh pemasok pihak ketiga atau keempat khusus untuk lini produk. Suku cadang disediakan dan di tempat khusus yang mirip dengan penjual otomatis, dan vendor dibayar saat suku cadang disalurkan.

Organisasi-organisasi yang lebih besar dengan wilayah geografis yang luas dan banyak fasilitas pemeliharaan harus mempertimbangkan kedua opsi tersebut. Mengalihdayakan fungsi di fasilitas-fasilitas pemeliharaan besar dan mengalihdayakannya di fasilitas-fasilitas yang lebih kecil atau jauh dan lokasi kerja tertentu dapat membawa suku cadang  perbaikan dan operasi pasokan yang paling efisien untuk organisasi.

Seiring waktu, diversifikasi dan perbandingan setiap opsi dapat mengkonfirmasi opsi yang diolah sendiri atau dialihdayakan, atau kelanjutan dari rencana yang terdiversifikasi. Pada akhirnya, adalah tanggung jawab para manajer peralatan untuk memastikan suku cadang dan material yang andal dan tepat waktu untuk memaksimalkan produksi. Data akan menggambarkan metode yang paling ekonomis.

 

Berita Terkait

This website uses cookies to improve your experience. We'll assume you're ok with this, but you can opt-out if you wish. Accept Read More