Bagaimana Anda tetap memimpin sebuah tim yang mengerjakan suatu proyek tanpa Anda hadir secara fisik bersama mereka?
Jika Anda seorang pimpro yang bertanggung jawab atas beberapa proyek di tempat yang berbeda, Brad Humphrey menawarkan tujuh teknik berikut ini yang Anda dapat kembangkan sesuai kondisi perusahaan, proyek maupun tim yang Anda pimpin.
Membuat jadwal kerja yang rinci
Banyak kontraktor sudah berusaha membuat jadwal kerja yang jelas dan akurat. Bagi pemimpin proyek, termasuk yang memimpin proyek di banyak lokasi, teknik pertama yang dilakukan adalah menjaga jadwal kerja yang akurat, teliti dan mutakhir. Jadwal kerja seperti itu akan mengidentifikasi kapan terjadinya saat-saat kritis yang akan menimpa proyek dan lokasi yang berbeda-beda dan kapan waktu yang tepat bagi si pimpinan tertinggi untuk mengontak atau mengunjungi penanggung jawab atau pimpro di lapangan.
Biasakan membuat briefing mingguan
Ini sebenarnya mudah diimplmentasikan, dan bisa menjadi alat nomor satu Anda untuk tetap menjalin kontak dengan berbagai site dan para pekerja di beberapa proyek yang Anda tangani. Berikut ini bagaimana cara kerjanya dalam format yang paling sederhana.
Setiap Jumat para pemimpin lapangan dari berbagai pekerjaan, proyek atau lokasi mengirimkan kepada Anda suatu laporan ringkas sepanjang satu halaman yang terdiri dari tiga hingga lima hal penting dan tiga hingga lima topik yang kurang penting.
Isu-isu penting itu ditulis dalam format yang ringkas dan tidak bertele-tele, yang dikirimkan kepada Anda sehingga Anda selalu mendapatkan informasi yang cukup mengenai perkembangan terbaru di setiap proyek. Banyak kontraktor dan pemimpin lapangan adalah orang-orang berpengalaman yang bisa mengetahui apakah apakah ada banyak info yang diminta atau jika diperlukan follow-up lewat telepon. Doronglah para pemimpin lapangan supaya jujur, menjagai komentar-komentar mereka tetap ringkas, dan tidak menyembunyikan informasi — baik atau kurang begitu baik — dari Anda.
Menentukan Ekspektasi dan Sasaran
Setiap pekerjaan atau proyek baru punya banyak kebutuhan. Mungkin saja lokasi proyek dekat dengan area perumahan sehingga perlu dipasang papan peringatan (signage) untuk mencegah terjadinya insiden. Customer mungkin saja akan melakukan kunjungan mingguan sehingga perlu dilakukan safety dan pemberishan tambahan sepanjang minggu. Mungkin juga perlu ada pembatasan jam kerja yang harus diikuti sesuai aturan yang berlaku.
Apa pun kebutuhannya, sangatlah bijaksana untuk menyampaikan ekspektasi Anda demi penyelesaian pekerjaan itu dengan mendokumentasikan harapan-harapan dan menentukan sasaran-sasaran yang harus dicapai para pekerja.
Untuk membuat rencana, menentukan ekspektasi dan sasaran, Anda selaku kontraktor atau pemimpin lapangan harus menyiapkan waktu khusus. Namun dengan melakukan hal itu Anda bisa “menciptakan” sebanyak mungkin lingkungan — memberikan insight kepada bos besar yang tidak ia peroleh tanpa berada di site sepanjang pengerjaan proyek itu.
Mengakses perangkat berbasis visual
Bertatap muka dari jarak jauh adalah kemudahan baru yang ditawarkan teknologi Skype dan Facetime. Jarak dan waktu tidak lagi menjadi hambatan untuk “bertatap muka”. Kedua alat komunikasi mutakhir ini memungkin para pekerja di lapangan memberikan laporan pandangan mata dan Anda bisa melihat apa yang mereka sedangkan kerjakan. Belakangan ini banyak kontraktor yang semakin tergantung pada kedua teknologi tersebut.
Brad Humphrey memanfaatkan keduanya ketika dia memberi pelatihan kepada para kontraktor dan pimpro dari 15 negara. Anda bisa berbicara dan para pekerja di lapangan dapat lebih mudah memberi laporan atau berkonsultasi dengan Anda.
Kontraktor-kontraktor — yang menghabiskan empat, lima, bahkan delapan jam sehari untuk berbicara via telepon — bisa jauh lebih efektif jika memanfaatkan kedua teknologi tersebut. Sebaiknya beberapa panggilan telepon diubah menjadi komunikasi visual sehingga dapat memperoleh hasil laporan pandangan mata dari lapangan.
Sebab banyak kontraktor mengenal baik para pekerja lapangan. Melihat wajah mereka sembari berbicara memungkinkan kontraktor itu bisa merasakan apakah mereka kebingungan, kurang percaya diri atau mungkin menutupi sesuatu. Memiliki akses untuk berbicara langsung sembari melihat ekspresi wajah lawan bicara membuat komunikasi itu sangat berarti.
Tidak sedikit pula perusahaan kontraktor yang menggelar telekonferensi dengan menggunakan video-conferencing. Media ini juga lebih hemat biaya karena tidak perlu mengumpulkan orang-orang pada saat yang sama di satu meja. Perusahaan-perusahaan kontraktor kecil pun tidak ada salahnya untuk mulai mempertimbangkan penggunaan perangkat ini. (bersambung)
