Ada lima (5) kecakapan interpersonal yang perlu dimiliki setiap manajer proyek untuk mendukung keberhasilan sebuah proyek
Apa yang menyebabkan kegagalan sebuah proyek atau hasilnya tidak sesuai dengan harapan? Apakah karena tidak terampil secara teknis ataukah karena sebab-sebab lain yang tidak ada kaitannya dengan keahlian teknis? Bagaimana soft skills mempengaruhi hasil akhir sebuah proyek?
Andrew Norman, dalam artikelnya “5 Interpersonal Skills Every Project Manager Should Possess” (constructionbusinessowner.com, April 2016) menjelaskan beberapa alasan utama kegagalan sebuah proyek. Dia merujuk pada sebuah laporan terbaru yang dipublikasikan oleh para peneliti manajemen proyek di Brandeis University, yang menyebutkan bahwa kecakapan teknis (technical skill) saja tidak cukup untuk menentukan keberhasilan seorang manajer proyek.
Ada beberapa alasan paling umum gagalnya sebuah proyek, di antaranya, ekspektasi yang tidak jelas, kepemimpinan yang jelek dan adanya ketidaksinambungan antara para pekerja dan manajemen. Terlihat jelas bahwa penyebab utama kegagalan bukan akibat dari keterampilan teknis yang tidak memadai, melainkan sering disebabkan karena “soft skills” yang buruk.
Soft skill adalah sifat-sifat personal yang memungkinkan para manajer proyek membangun moral tim, memotivasi para pekerja dan mengelola konflik. Semuanya ini bukan “hard skill” yang perlu dipelajari oleh para project manager di sekolah atau di lapangan, kecuali kalau mereka secara aktif berusaha mempelajarinya.
Banyak project manager yang sukses secara alamiah mempunyai beberapa soft skill yang bernilai. Dan bagi orang-orang yang merasa sulit atau tidak punya soft skill, ada khabar baik untuk mereka. Para peneliti di Brandeis University menemukan bahwa banyak orang dapat mengembangkan keahlian-keahlian ini dengan kesadaran dan usaha.
Seorang proyek manajer dengan soft skill yang tepat pada dasarnya terampil dalam mengelola tim (orang-orang). Dengan kecerdasan interpersonal yang tepat, seorang project manager bisa mengelola timnya bekerja dengan kompak sesuai tugas masing-masing dan selalu termotivasi untuk bekerja sama demi keberhasilan sebuah proyek.
Pada pihak lain, dengan soft skill yang tepat, para manajer proyek tidak membuang banyak waktu untuk mengkhawatirkan faktor-faktor seperti moral pekerja dan motivasi serta, sebagai gantinya, mereka fokus pada perencanaan, manajemen resiko, kualitas dan penyelesaian proyek.
Ada beberapa soft skill yang sungguh cocok untuk dimiliki oleh para project manager. Beberapa keahlian berikut ini membuat perbedaan antara manajer proyek yang sukses dengan yang gagal serta bisa secara signifikan mempengaruhi seberapa efisien dan suksesnya proyek-proyek itu diselesaikan.
Komunikasi
Mungkin ini soft skill yang paling penting. Manajer proyek yang merupakan komunikator yang baik mampu membantu tim memahami bidang-bidang tugas mereka masing-masing dan bisa memecahkan problem-problem yang muncul. Kalau seorang manajer proyek tidak bisa mengkomunikasikan secara jelas harapan-harapannya, sebuah proyek akan carut marut.
Manajer-manajer proyek yang masih mengasah keterampilan komunikasi mereka bisa memanfaatkan waktu mereka setiap hari untuk memikirkan tentang apa yang perlu diketahui oleh tim-tim mereka dan kemudian membicarakan dengan mereka tentang topik-topik tersebut. Mereka juga bisa menggunakan waktu untuk lebih banyak mendengarkan dari anggota-anggota tim untuk meningkatkan dialog secara keseluruhan.
Kepemimpinan
Ini adalah kemampuan untuk menginspirasi, memotivasi dan memimpin saat diperlukan. Pemimpin-pemimpin yang sudah sangat maju memberikan feedback yang positif dan kritik yang konstruktif. Dalam situasi-situasi setegang apapun mereka tetap tenang. Mereka mengkomunikasikan visi organisasi secara jelas dan ringkas, serta memberikan kesempatan untuk pengembangan profesional sembari mempromosikan kultur perusahaan yang sehat dan suportif.
Manajer-manajer proyek yang ingin meningkatkan keahlian kepemimpinan mereka bisa mulai dengan menemukan cara-cara baru untuk menyampaikan kepada anggota-anggota tim feedback yang regular mengenai progress yang mereka capai. Sebagai tambahan, mereka bisa bekerja dengan mengelola ketegangan yang ada untuk mendekati situasi-situasi yang sulit dengan sikap yang tegas dan tenang.
Negosiasi
Keahlian negosiasi memungkinkan para project manager mencapai kesepakatan secara cepat dan efektif dengan anggota-anggota kru mereka di lapangan dan menemukan dasar pijakan bersama sehingga tetap kompak sekalipun muncul ketidaksepahaman.
Negosiator-negosiator yang baik mengetahui situasi-situasi yang memerlukan give & take. Mereka mau berkompromi. Manajer-manajer proyek yang mau bernegosiasi mendapat reputasi sebagai seorang pemimpin yang fair dan dihormati di kalangan anggota-anggota tim. Orang-orang yang ingin mempertajam keahlian negosiasi mereka bisa melakukannya dengan berjuang menjadi semakin fleksibel saat menjalin relasi dengan para pekerja lapangan.
Kemampuan beradaptasi
Manajer-manajer projek yang dapat beradaptasi dengan cepat terhadap perubahan-perubahan dan halangan-halangan yang tidak terbayangkan sebelumnya tampil di depan sembari membawa kru-krunya. Dia tidak tampil sendirian, melainkan dengan dukungan dari segenap anggota tim.
Para project manager yang memiliki kemampuan beradaptasi bergerak cepat dan siap menyesuaikan dengan harapan-harapan dan rencana-rencana bilamana diperlukan. Mereka juga mengantisipasi jebakan-jebakan yang bisa saja terjadi dan rencana sebelumnya mengenai cara-cara untuk beradaptasi terhadap kesulitan-kesulitan yang terjadi di lapangan.
Untuk sebagian besar orang, menjadi semakin adaptable adalah suatu perubahan dalam sikap. Para manajer proyek yang mampu beradaptasi menerima bahwa banyak hal berjalan tidak sesuai rencana dan menyiapkan mental untuk menghadapi halangan-halangan yang terjadi secara tiba-tiba.
Rajin dan tekun
Para project manager menjadi panutan bagi anggota-anggota kru mereka di lapangan. Jika mereka tidak tertib dan berhati-hati, orang-orang yang bekerja di bawah kepemimpinan mereka juga akan menjadi seperti itu. Perhatian yang cermat terhadap detail dan etos kerja yang kuat fundamental untuk keberhasilan seorang project manager. Ketekunan dan kerajinan dapat dipupuk dengan melakukan kerja keras setiap hari, seperti apapun kondisi dan proyeknya.
Semua poin tersebut di atas hanya beberapa dari soft skill paling penting bagi para manajer proyek. Mereka yang bisa mengembangkan keahlian-keahlian tersebut biasanya memiliki karir yang bagus. Soft skill bukan sesuatu yang mengada-ada dan tidak berbelit-belit, maka mengapa Anda tidak menanam dan memeliharanya dalam karir Anda?
