Berkomunikasi secara teratur yang terjadwal
Penting sekali kalau Anda membuat jadwal reguler untuk berkomunikasi dengan setiap pemimpin lapangan yang beroperasi di lokasi yang jauh dari Anda. Tidak peduli apakah Anda menggunakan ponsel, video-conferencing atau Skype, namun penting bagi Anda untuk membuat jadwal reguler guna menjalin komunikasi formal dengan mereka.
Sebagaimana ketika Anda hendak menggelar sebuah rapat saat ada di antara para pekerja lapangan, dengan komunikasi rutin yang teratur Anda memperlihatkan akuntabilitas Anda di hadapan mereka. Untuk semakin mengefektifkan upaya ini, Anda sebaiknya juga membuat agenda rapat. Penting juga untuk diperhatikan bahwa saat memimipin tim (orang lain), secara virtual, usahakan supaya Anda mengetahui banyak hal (informasi) mengenai pekerjaan yang ada. Upaya ini, kalau dilakukan secara konsisten, akan mulai membangun akuntabilitas yang lebih besar, menyemangati teamwork dan menumbuhkan tanggung jawab yang diemban oleh orang-orang yang ada di lokasi-lokasi lain.
Melakukan reviu regular untuk proyek, tugas dan site
Tergantung dari ukuran proyek atau pekerjaan atau, tergantung dari tingkat pengalaman orang-orang yang berada di lokasi yang jauh dari Anda saat ini, maka sangat penting bagi Anda untuk melakukan tinjauan reguler mengenai proyek dan/atau pekerjaan yang mereka tangani. Reviu ini sebaiknya dilakukan bulanan atau kwartalan saja. Namun tidak sedikit kontraktor yang bahkan membuat reviu pekerjaan atau progress dari pekerjaan-pekerjaan yang ada setiap minggu.
Reviu ini akan mencakup semua elemen yang berpartisipasi yang Anda da tim-tim yang Anda pimpin anggap penting untuk keberhasilan proyek, atau. Jangan batasi reviu Anda hanya pada bidang-bidang berikut ini, tetapi tentu saja item-item yang didaftar di bawah ini menjadi bagian dari reviu Anda:
- Status dan kebutuhan-kebutuhan safety
- Biaya-biaya yang terkait dengan pekerjaan (masalah budget)
- Team-building progress (apakah ada konflik? Pergantian?)
- Memutakhirkan jadwal kerja dan progress report
- Status hubungan dengan para pelanggan, suplier/vendor, sub-trade contractor, dan yang lainnya?
Bidang-bidang yang direviu sebetulnya bergantung pada proyek atau lokasi dan hal-hal lain yang Anda rasa perlu soroti. Lakukan penyesuaian-penyesuaian yang diperlukan dan masukkan semuanya itu ke dalam agenda reviu yang dijadwalkan secara teratur. Oh ya, jangan lupa meminta seseorang (bukan Anda) untuk mencatat semua hasil reviu selama rapat itu. Kemudian distribusikan catatan-catatan ini kepada orang-orang yang terlibat dalam rapat tersebut.
Tetapkan tujuan untuk kunjungan pribadi
Kita sudah mengulas banyak teknik umum yang bisa dipraktekkan sesuai kepentingan pribadi Anda dalam memimpin tim di lapangan. Tetapi terus terang saja tidak ada yang bisa mengalahkan arti penting dari kunjungan langsung Anda sendiri ke lokasi proyek yang terletak jauh di sana. Dengan hadir langsung di lapangan di tengah sebuah tim, Anda bisa merasakan dan memahami apa yang mereka butuhkan. Namun, seiring dengan kian pesatnya pertumbuhan sebuah perusahaan yang membuat para pemimpinnya makin sibuk, maka semakin sulit bagi mereka meluangkan waktu untuk melakukan kunjungan lapangan.
Bagi banyak pemimpin, ini kenyataan yang tidak enak yang mereka tidak suka. Namun perlu disadari bahwa bekerja “on your business versus in your business” menuntut banyak perhatian untuk perkembangan bisnis, kunjungan-kunjungan khusus customer, membangun hubungan finansial yang kuat dengan perbankan, berpartisipasi dalam banyak kegiatan komunitas dsb.
Jika kontraktor atau pimpro tidak manjadwalkan kunjungan pribadi di luar jadwal resmi ke berbagai lokasi proyek yang ia kendalikan, maka dia tidak bisa mengetahui isu-isu khusus yang muncul setiap hari dan hal-hal penting lainnya. Dengan melakukan kunjungan pribadi, dia bisa mengetahui persoalan penting yang belum tentu ada dalam laporan resmi yang diberikan oleh pemimpin lapangan.
Sekarang jelas bagi Anda bahwa tidak ada yang mudah mengenai Virtual Leadership. Hampir pasti bahwa Anda tidak akan pernah merasa nyaman dengan cara itu dan Anda akan berjuang untuk menyesuaikan jadwal dengan acara Anda yang begitu padat. Bergerak dari satu proyek ke proyek berikutnya bukan urusan mudah karena menyita banyak waktu, energi dan juga biaya. Tetapi konflik jadwal kerja bagi orang-orang yang sibuk sudah biasa. Kalau kondisinya demikian, hal itu menjadi tanda bisnis konstruksi makin berkembang, membuat kontraktor makin sibuk dan sekaligus menjadi tanda bahwa Anda sedang mengerjakan banyak hal yang baik.
Kalau lokasi-lokasi proyek Anda dapat dijangkau dengan kendaraan, demi menjamin kelancaran mobilitas Anda, maka tidak ada salahnya jika Anda sebisa mungkin melengkapi kendaraan Anda seperti layaknya sebuah kantor. Jalankan kendaraan Anda dengan aman, dan gunakan teknologi “wireless” – sepanjang itu legal – dalam melakukan komunikasi sepanjang perjalanan. Sebagaimana sudah disampaikan, para kontraktor kemungkinan besar banyak berbicara menggunakan telepon selular sepanjang hari.
Kedua, bekerja ekstra keras dalam mempersiapkan pemimpin-pemimpin proyek, tugas atau lokasi Anda untuk mengambil pendekatan yang tepat supaya sukses. Pimpinan-pimpinan lapangan seperti ini perlu disokong dan didukung oleh Anda dan anggota-anggota tim lainnya. Pastikan untuk membina mereka secara sangat baik untuk mengakses support seperti itu tanpa membatasi upaya-upaya mereka sendiri. Dengan kata lain, jangan mengikat tangan para pimpinan lapangan yang bekerja di lokasi jauh pada hal-hal yang mereka perlu bebas untuk melakukannya.
Ada banyak tuntutan yang muncul untuk memimpin orang-orang di mana Anda tidak bisa hadir secara fisik bersama mereka di lokasi proyek. Virtual Leadership merupakan sebuah solusi yang tidah mudah untuk dijalankan. Namun, Anda bisa membuatnya menjadi suatu cara yang personal dan seefektif mungkin. Tidak ada solusi-solusi yang mudah tetapi ada banyak cara yang dapat meningkatkan hasilnya secara luar biasa. Anda perlu melakukan adaptasi dengan para pekerja lapangan, demikian juga mereka menyesuaikan diri dengan cara kerja dan lingkungan kerja yang baru ini.EQ
